Empresas 2.0: Cómo mejorar la productividad

RAMÓN COSTA

Profesor de EADA (Operaciones y Sistemas de la Información)

Seguramente todos estaríamos de acuerdo en que uno de los más importantes fenómenos acaecidos en los primeros años de este siglo XXI ha sido la irrupción y extensión masiva de la web 2.0 y el uso intensivo de sus aplicaciones (blogs, wikis,…) y, especialmente, de las redes sociales y los microblogs, con Facebook y Twitter, como principales referentes, entre otros. Poco a poco las empresas han ido descubriendo el valor que puede tener para ellas estar presentes en estas redes a la hora de establecer contactos, conversaciones y llegar a buena parte de su público potencial o bien, por ejemplo, para poner en marcha nuevos canales de comunicación con su comunidad (clientes, usuarios,…) o para definir grupos de trabajo o comunidades de prácticas externas a la compañía. O, incluso, para poder gestionar procesos de compra-venta electrónica (B2B) a través de redes sociales empresariales y sectoriales.

No obstante, el reto de las organizaciones ha sido y será, durante los próximo años, cómo convertirse en una Empresa 2.0, concepto que ya se definió hace unos años, en el 2006, por parte de Andrew McAffee, y que se basaba en aspectos como la búsqueda de información, el uso de enlaces para organizar la información, la autoría para la creación de contenidos, el etiquetado de los contenidos por los criterios personales, el conocimiento en red y el uso de la tecnología RSS.

Las tecnologías y aplicaciones 2.0 tienen, también, un valor muy importante para ser utilizadas internamente, como herramientas de comunicación, colaboración, trabajo en equipo, acceso a información… Por ejemplo, los blogs tienen una aplicación práctica e inmediata en la gestión de proyectos como aplicaciones para tener un registro o diario del mismo, con la información ordenada, clasificada y archivada cronológicamente, con la opción de poder incluir comentarios por parte del equipo y accesible, vía RSS, para los diferentes stakeholders de manera automática.

O por ejemplo, podemos utilizar las wikis para la elaboración colaborativa de los diferentes documentos del proyecto (actos, guías, informes, manuales,…). Pero también podemos aplicar las wikis para elaborar y mantener información asociada a nuestros procesos de gestión de calidad, para preparar materiales de formación o de producto para nuestra red comercial o para elaborar los documentos de compilación de preguntas frecuentes de los clientes (FAQs). O por ejemplo, para crear y mantener, el manual de bienvenida de los nuevos empleados o para preparar los contenidos y detalles de un acontecimiento o para hacer las convocatorias y actos de reuniones.

También podemos considerar los blogs y microblogs como canales de comunicación interna entre departamentos o a nivel corporativo o su aplicación, por ejemplo para la gestión del conocimiento (para registrar referencias, artículos, notas técnicas,…), facilitando la creación rápida y fácil de contenidos, su etiquetado y ponerlos al alcance del resto de la organización de manera simple, con sindicación RSS.

Y encontraríamos muchísimos otros ejemplos y aplicaciones para la mayoría de departamentos y procesos empresariales. En grandes empresas podemos encontrar aplicación práctica, también, para localizar expertos, ‘quién sabe de qué’, poner en contacto equipos distribuidos, identificar a las personas relevantes  en cuanto a conocimientos o nodos de relaciones profesionales, por ejemplo.

La mayoría de estas herramientas y funcionalidades formarían parte y/o se podrían integrar con nuestras intranets y entornos colaborativos empresariales, lo que llamaríamos: Redes sociales corporativas.

Si hacemos un análisis de estas plataformas empresariales (redes sociales corporativas), encontraremos que todas ellas aportan una serie de beneficios a las compañías:

• Compartir la información del equipo y la coordinación de las actividades relacionadas con el proyecto añadiendo permanencia y estructura de las comunicaciones ad hoc.
• Empoderar (empowerment) a las comunidades de expertos y grupos de trabajo (con espacios por intereses específicos, captura de mejores prácticas, difusión de innovación y proporcionar una red de soporte informal).
• Facilitar la interacción social para ayudar a los profesionales a establecer y fortalecer las relaciones personales y desarrollar la confianza, y, en última instancia, reducir la fricción y acelerar los procesos de negocio en que la gente está comprometida.
• Acceder a conocimientos y experiencia que se puede utilizar para formular un plano de acción cuando las decisiones tienen que ser hechas.
• Aprovechar los contactos profesionales para obtener asesoramiento, consejo, referencias,…
• Poder recibir alertas relacionadas con nuevos contenidos y actividades en torno al trabajo corporativo.

Es fácil darse cuenta de los muchos beneficios y ventajas que pueden aportar estas
herramientas a nuestras empresas:

• Trabajo efectivo en equipo.
• Gestión de conocimiento interno.
• Mejor comunicación interna y externa.

Si hace un tiempo hablábamos de la fractura digital, actualmente estamos asistiendo a nuestras organizaciones a la ‘fractura digital 2.0′ y como directivos y empresarios no podemos permitirnos el lujo de que eso le pase a nuestra compañía

Entonces, la cuestión es ¿por qué no lo estamos aplicando en nuestra organización? Y la respuesta, como es habitual, se puede encontrar en el desconocimiento de las herramientas, en la miedo al cambio organizativo, en una visión equivocada de muchas de estas aplicaciones (creer que solo son para frikies) y, sobre todo, en la desconfianza, por parte de la dirección y de los mando intermedios a la hora de poner en marcha nuevas aplicaciones. Y, sobre todo, por el cambio de cultura necesario en la manera de trabajar y dirigir.

Si hace un tiempo hablábamos de la fractura digital, actualmente estamos asistiendo a nuestras organizaciones a la ‘fractura digital 2.0′ y como directivos y empresarios no podemos permitirnos el lujo de que eso le pase a nuestra compañía.

 

Publicado en Foment del Treball Nacional
núm. 2135, pág. 20