Ramon Costa
Profesor de EADA (Operaciones y Sistemas de la Información) Business Productivity Advisor. MIC Productivity Dynamic Partner. in Preneu
Aplicaciones de las tics en las empresas: Las Tecnologías de la Información y la Comunicación (TIC) están presentes en muchos y vanados campos de la actividad humana: medicina, ingeniería, industria, ámbito científico, en el mundo artístico y por supuesto, en la empresa en general.
Podemos decir que las TIC se han converrido en imprescindibles para las empresas, por muchas razones. Son herramientas para mejorar y optimizar procesos, para agilizar operaciones y las actividades empresariales, ya sea para poder capturar los datos de una manera rápida y segura (aplicación operativa) o para poder procesar estos datos, y convertirlos en información de análisis (aplicación táctica) y por tanto, ayudar a la toma de decisiones (aplicación estratégica).
Y, por otro lado, también como herramientas para la innovación de las compañías, facilitando ésta ya sea a nivel de procesos, productos y servicios de las mismas e incluso suministrando nuevos modos de organización y trabajo, incorporando el teletrabajo, el trabajo en movilidad (o itinerancia) y el trabajo con equipos virtuales (distribuidos físicamente en diferentes sedes, delegaciones y / o países).
Sólo hay que ver cómo todos los procesos de las compañías están soportados actualmente por estas tecnologías:
- El proceso de logística y distribución (con las herramientas llamadas ‘supply chain management‘).
- El proceso productivo (con los conocidos y famosos ERP entreprise resource Planning o sistemas gestión integral).
- Las actividades comerciales y de marketing (con las herramientas enmarcadas dentro del ámbito de la gestión de la relación con los clientes conocidos como CRM custormer relationship management).
- Los procesos de desarrollo de nuevos productos, con herramientas de CAD.
- Y por supuesto, la mejora de las comunicaciones en el trabajo en equipo y la colaboración entre los profesionales, dentro y fuera de la propia organización, con las intranets, los correos electrónicos o las redes sociales, entre otros.
Costaría de volver a un estadio en el que no tuviéramos la importante avuda de estas aplicaciones ‘informáticas’ para el día a día de nuestras compañías.
Ahora bien, la incorporación de las Tecnologías de Información y la Comunicación (TIC) en las empresas no supone que se produzca un incremento, de por sí, de la productividad o la mejora de los procesos productivos y su competitividad.
Esta mejora sólo se consigue si aplicamos las tecnologías adecuadas y de la manera adecuada.
Es decir, tenemos que evaluar el por qué de las herramientas, a qué objetivos estratégicos, tácticos y operativos deben dar respuesta, pero, sobre todo, como sacamos provecho de estas herramientas y las explotamos, una vez puestas en marcha.
Y eso depende de que los profesionales de nuestras empresas adopten y usen, de manera correcta v eficiente, estas tecnologías. Debemos asegurar una buena gestión del cambio organizativo debido a la puesta en marcha de los nuevos sistemas de información.
De hecho, diferentes estudios, como el ‘Proyecto Internet Catalunya‘ de la UOC, han analizado y comprobado que sólo se obtiene una mejora en la productividad de las organizaciones si se hace un uso intensivo de las TIC.
“Una visión gerencial de las TIC, mejora su productividad, eficiencia y competitividad”
Un uso intermedio de las tecnologías suele aportar, por el contrario un proceso inverso. Provoca duplicidad de procesos (automáticos y manuales), una necesidad de crear procedimientos de intercambio de datos entre diferentes aplicaciones, o la replicación de información en diferentes sistemas, lo que provoca no sólo una pérdida de tiempo, sino también posibles problemas de consistencia entre los archivos y bases de datos de las compañías. Y saca el máximo provecho, cumpliendo el para asegurar el éxito de la incorporación por qué fueron definidos, desarrollados y uso de estas herramientas a nuestras y puestos en marcha. Sólo ellos, pueden compañías es clave el trabajo, conjunto asegurar que los profesionales de sus áreas del departamento técnico y los directivos los utilizan como es debido. No podemos y gerentes de las empresas.
Por un lado, el equipo técnico de las equipo técnico, compañías, esa área llamaba de Sistemasde Información (SSII), Departamento de Organización y Sistemas de Información (DOSIS) o Departamento de Informática (TI), por ello los profesionales técnicos o tecnológicos (departamento de TI, SSII u otros) deben asegurar que se analizan los productos, tecnologías y soluciones disponibles y escoge la que mejor se adapta a cada compañía y sus necesidades.
De ahí la importancia que el responsable de esta área (CIO) esté presente en los comités dedirección, para poer conocer de primera mano la estrategia de la compañía y poder alinear los SSII de acuerdo con estos objetivos, a la vez que aporte el valor que las TI pueden tener para la organización.
Ahora bien, los directivos y gerentes de las empresas tienen otras grandes, e importantes, responsabilidades, también, en el ámbito de los sistemas de información:
- Deben ayudar a definir qué sistemas de información necesitan, para que los requieren, qué valor esperan que les den y comunicarlo al equipo técnico para que busquen las tecnologías más adecuadas para cumplir estas necesidades.
- A su vez, responsabilizarse de que los profesionales de sus áreas adopten estas tecnologías, que las utilicen, que las apliquen en su día a día, en sus operaciones.
- Y finalmente, tienen que garantizar que estos sistemas se explotan y se les saca el máximo provecho, cumpliendo el por qué fueron definidos, desarrollados y puestos en marcha. Sólo ellos, pueden asegurar que los profesionales de sus áreas los utilizan como es debido. No podemos dejar estas decisiones en manos, sólo del equipo técnico.
Así que, tal y como todo directivo asume que debe tener nociones y conocimientos de estrategia (cad auno en su nivel de aplicación, seguramente), de marketing y comercial, de finanzas y contabilidad, de operaciones, de recursos humanos…, también debe tener la debida preparación a nivel de sistemas de información.
El futuro en sus manos. Aplicación de las tics en las empresas.
Sólo aquellas empresas que tengan la visión gerencial del papel clave de las TIC para la mejora de su productividad, eficiencia, innovación y competitividad, comités de dirección, para poder conocer serán capaces de sacar provecho de estas de primera mano la estrategia de la comtecnologías y así ocurre, por asumir que la dirección también debe participan del proceso de planificación y seguimiento de los sistemas de información y no se puede ‘delegar’ sólo en el departamento de informática o convertirlo en un simple tema ‘técnico’.
Resumiendo en una frase: ‘Es necesario que los CEOs (directores generales/ presidentes) trabajen’ codo con codo ‘con los CIOs (Directores de Sistemas de Información)’.
Es por ello que las materias relacionadas con los Sistemas de Información y su gestión (Management Information Systems) hace tiempo que se han incorporado a los diferentes programas de las Escuelas de Negocios (MBAs, Executive MBA, PDGs,…) para dotar a los partial cipantes de estas acciones formativas del conocimiento necesario para entender el papel clave de estas tecnologías y provocar la reflexión de la necesaria implicación de los directivos en el uso y planificación de estos sistemas.
Publicado en Catalunya Empresarial
1 de julio de 2012